Gehalt als Kaufmann für Büromanagement: Zahlen & Tarif

Das mittlere Bruttogehalt (Median) für sozialversicherungspflichtig vollzeitbeschäftigte Kaufleute für Büromanagement liegt in Deutschland laut Datenstand 2024 bei 4.022 Euro im Monat. Ein Viertel dieser Beschäftigten verdient weniger als 3.140 Euro (unteres Quartil), während das obere Viertel mehr als 5.188 Euro brutto erzielt (oberes Quartil). Das bedeutet, dass die Hälfte der Beschäftigten in diesem Beruf ein Gehalt zwischen 3.140 Euro und 5.188 Euro brutto im Monat bezieht. Diese Zahlen stammen aus der Statistik der Bundesagentur für Arbeit (Entgeltatlas) für die Berufsgattung KldB 71402 auf dem Anforderungsniveau Fachkraft. Wenn du dein Gehalt als Kaufmann für Büromanagement verhandelst, bieten dir diese Werte eine Orientierung. Der Median beschreibt dabei genau den Wert, der die Gehälter in zwei gleich große Hälften teilt. Den Unterschied zwischen Durchschnitt und Median zu kennen, hilft bei der Einordnung der eigenen Gehaltsabrechnung.

Zum Vergleich: Das gesamtwirtschaftliche Medianentgelt aller sozialversicherungspflichtig Vollzeitbeschäftigten lag laut einer Pressemitteilung der Bundesagentur für Arbeit im Jahr 2024 bei 4.013 Euro brutto im Monat. Das Gehalt in diesem Beruf entspricht damit fast exakt dem gesamtwirtschaftlichen Vergleichswert. Dieser Wert ist ausdrücklich kein Wert speziell für Kaufleute für Büromanagement, sondern beruht auf Arbeitgebermeldungen zur Sozialversicherung über alle Berufe hinweg und weist den Median aus.

Gehaltszahlen: Was verdienen Kaufleute für Büromanagement?

Das Gehalt als Kauffrau für Büromanagement beziehungsweise für Kaufmänner liegt im mittleren Bereich laut Datenstand 2024 bei 4.022 Euro brutto im Monat. Die unbereinigten Medianwerte unterscheiden sich nach Geschlecht. Frauen erzielen in diesem Beruf ein mittleres Entgelt von 3.823 Euro brutto im Monat, Männer kommen auf einen Median von 4.621 Euro. Daraus lässt sich nicht ableiten, dass Frauen und Männer bei gleicher Tätigkeit unterschiedlich bezahlt werden.

Die Bundesagentur für Arbeit erklärt, dass ihre Entgeltatlaswerte Medianentgelte von sozialversicherungspflichtig Vollzeitbeschäftigten sind. Ihre Mitteilung zur Aktualisierung des Entgeltatlas nennt für die zugrunde liegende Veröffentlichung das Jahr 2024. Das ist ein allgemeiner Hinweis zur Datenart, kein konkreter Berufsmedian. Bei der Recherche nach Gehaltszahlen ist Vorsicht geboten. Die dynamische Berufsseite der Bundesagentur für Arbeit zu dem Berufsbild Kaufmann beziehungsweise Kauffrau im Büromanagement ließ sich in der Recherche nicht mit den zugehörigen Median- und Quantilwerten auslesen. Daher werden hier keine Gehaltswerte direkt aus dieser dynamischen Seite behauptet. Auf der Seite beziehungsweise im Entgeltatlas sind Bezugsjahr, Median und gegebenenfalls ausgewiesene Grenzen vor einer Veröffentlichung oder Nutzung in einer Gehaltsverhandlung stets erneut zu prüfen.

Regionale Unterschiede: Gehalt nach Bundesland und Stadt

Der Standort deines Arbeitgebers kann dein Gehalt beeinflussen. Die Statistik der Bundesagentur für Arbeit (Datenstand 2024) zeigt ein deutliches Gefälle zwischen den Bundesländern. Hamburg weist mit 4.563 Euro brutto im Monat den höchsten Medianwert auf. In Berlin liegt das mittlere Entgelt bei 4.411 Euro, in Hessen bei 4.339 Euro. Am unteren Ende der Skala finden sich Thüringen mit 3.399 Euro, Sachsen-Anhalt mit 3.404 Euro und Mecklenburg-Vorpommern mit 3.427 Euro.

Auch innerhalb der Bundesländer gibt es Unterschiede, besonders in Großstädten ab 500.000 Einwohnern. Frankfurt am Main führt hier mit einem Median von 4.873 Euro brutto monatlich. München folgt knapp dahinter mit 4.807 Euro. In Düsseldorf liegt der Median bei 4.732 Euro. Diese Beträge spiegeln oft auch die unterschiedlichen Lebenshaltungskosten in den jeweiligen Regionen wider. Wenn du einen Jobwechsel planen möchtest, solltest du diese regionalen Unterschiede bei deinen Gehaltsvorstellungen berücksichtigen.

Gehalt nach Altersgruppe: Ein Blick auf die Statistik

Die Medianwerte unterscheiden sich nach Altersgruppe. Sie zeigen nicht, dass das Gehalt derselben Person mit zunehmender Berufserfahrung steigt. Für sozialversicherungspflichtig Vollzeitbeschäftigte unter 25 Jahren liegt der Median laut Datenstand 2024 bei 3.120 Euro brutto im Monat. In der Altersgruppe von 25 bis unter 55 Jahren liegt der Wert bei 4.038 Euro. Ab 55 Jahren wird ein Median von 4.177 Euro erreicht.

Tarifvertrag oder freie Verhandlung: Wer bestimmt dein Gehalt?

Dein Gehalt wird entweder durch einen anwendbaren Tarifvertrag vorgegeben oder in der freien Wirtschaft durch individuelle Verhandlung im Arbeitsvertrag festgelegt. Der Arbeitsvertrag ist die rechtliche Grundlage für dein Gehalt. § 611a BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) regelt, dass der Arbeitsvertrag zur vereinbarten Arbeit gegen die vereinbarte Vergütung verpflichtet. Die Vorschrift definiert den Arbeitsvertrag, legt aber keine allgemeine berufsspezifische Gehaltshöhe fest. Das bedeutet, dass es keinen gesetzlich festgelegten Standardlohn speziell für Kaufleute für Büromanagement gibt. Die Höhe der Vergütung ist Verhandlungssache, sofern kein Tarifvertrag greift.

Sollte in deinem Arbeitsvertrag keine genaue Höhe bestimmt sein, greift § 612 BGB. Danach gilt eine Vergütung als stillschweigend vereinbart, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen Entgelt zu erwarten ist. Ist die Höhe der Vergütung nicht bestimmt, so ist bei dem Bestehen einer Taxe die taxmäßige Vergütung, in Ermangelung einer Taxe die übliche Vergütung als vereinbart anzusehen. Der Entgeltatlas kann eine Orientierung sein. Ob und in welcher Höhe er für die übliche Vergütung im Einzelfall aussagekräftig ist, hängt von den Umständen ab.

Ein Tarifvertrag kann beispielsweise durch eine Tarifbindung, eine wirksame tarifliche Bezugnahme oder eine Allgemeinverbindlicherklärung gelten. Mehr Berufsjahre führen nicht automatisch zu einer höheren tariflichen Stufe oder Eingruppierung. Stufenaufstiege und Eingruppierung richten sich nach dem jeweils anwendbaren Tarifvertrag und der konkreten Tätigkeit. Die Tätigkeitsebene ergibt sich aus der übertragenen Tätigkeit; dieser Wert belegt keine automatische Höhergruppierung durch Berufserfahrung allein.

Mindestlohn, Auszahlung und dein Recht auf Transparenz

Auch wenn die Gehälter im Büromanagement oft über dem Mindestlohn liegen, bildet dieser die absolute Untergrenze. Nach § 1 MiLoG (Mindestlohngesetz) haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Anspruch auf mindestens den gesetzlichen Mindestlohn. Die Höhe ist dynamisch anpassbar und für einen Artikel mit aktuellem Betrag am Veröffentlichungszeitpunkt erneut zu prüfen. Wenn dir ein Arbeitsvertrag vorgelegt wird, solltest du die Vergütungsklauseln genau prüfen. Vereinbarungen, die den gesetzlichen Mindestlohn unterschreiten oder seine Geltendmachung beschränken beziehungsweise ausschließen, sind nach § 3 MiLoG insoweit unwirksam. Das Arbeitsentgelt ist nach § 107 GewO (Gewerbeordnung) in Euro zu berechnen und auszuzahlen. Sachbezüge können unter den gesetzlichen Bedingungen vereinbart werden, ersetzen aber nicht den Anspruch auf die Auszahlung des Mindestlohns in Euro.

Transparenz beim Gehalt ist ein wichtiges Thema, besonders wenn man die statistischen Unterschiede zwischen Männern und Frauen betrachtet. Das Entgelttransparenzgesetz bietet hier rechtliche Werkzeuge. Beschäftigte können nach § 10 EntgTranspG zur Prüfung der Entgeltgleichheit unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft über das durchschnittliche monatliche Bruttoentgelt und bis zu zwei Entgeltbestandteile verlangen. Dieser individuelle Auskunftsanspruch nach § 10 gilt nach § 12 EntgTranspG grundsätzlich in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten desselben Arbeitgebers. Die Vergleichsdaten unterliegen unter anderem Datenschutzgrenzen, weshalb du nicht das exakte Gehalt einer bestimmten Person erfährst, sondern Durchschnittswerte einer Vergleichsgruppe.

Zulagen und steuerfreie Zuschläge im Büro

Zusätzliche finanzielle Anreize können durch Zuschläge entstehen. Regelt dein Arbeitsvertrag oder ein Tarifvertrag Zuschläge für besondere Arbeitszeiten, kommt das Steuerrecht ins Spiel. Wenn du im Büromanagement zu ungewöhnlichen Zeiten arbeitest, regelt § 3b EStG (Einkommensteuergesetz) unter Voraussetzungen die Steuerfreiheit von tatsächlich gezahlten Zuschlägen für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit. Wichtig zu verstehen ist: Die Steuerfreigrenzen sind kein allgemeiner gesetzlicher Zahlungsanspruch auf einen Zuschlag. Ob du einen Zuschlag erhältst, richtet sich nach arbeits- oder tarifvertraglichen Vereinbarungen. Das Einkommensteuergesetz bestimmt lediglich, bis zu welcher Höhe diese gezahlten Zuschläge steuerfrei bleiben.

Ob du Zulagen wie Funktions-, Leistungs- oder Erschwerniszulagen sowie Sonderzahlungen erhältst, ergibt sich aus deinem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer betrieblichen Regelung. Ein allgemeiner Anspruch für alle Büromanagementkräfte besteht nicht. Bei tariflosen Arbeitsverhältnissen bestimmen Arbeitsvertrag und gegebenenfalls die übliche Vergütung den individuellen Lohn. Dein Verhandlungsspielraum hängt unter anderem von deinen Aufgaben, deiner Verantwortung, der Branche und der Region ab.